Privacyverklaring

Bij het verlenen van onze diensten in de coach en training praktijk de KarakterFaculteit verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

De persoonsgegevens worden verwerkt door:

Namens De KarakterFaculteit VOF
Mireille Claessens en Angelique van Ravensteijn

Kanaalstraat 12b, 5347 KM te Oss
KvK 69001731

Verkrijgen van persoonsgegevens

Indien u gebruik maakt van onze diensten verstrekt u ons uw persoonsgegevens om u deze diensten te kunnen verlenen. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een gesprek, via onze website, via email, telefonisch of op andere wijze. Ook kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van het coach of training traject.

Persoonsgegevens

De KarakterFaculteit coaches en trainers verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
• Geboortedatum en –plaats
• KvK nummer
• Geslacht
• Werkervaring
• Foto’s gemaakt tijdens coaching en training
• Competenties en interessegebieden
• Gespreksverslagen
• Inhoud van communicatie
• Resultaten van diverse benodigde scans; Vitaliteit, stress, IWAM en karakter

Doeleinden

De KarakterFaculteit coaches en trainers verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

• Het onderhouden van contact;
• Het bieden van een persoonlijk coachtraject en trainingen;
• Een goede en efficiënte dienstverlening;
• Beheer van het cliëntenbestand;
• Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
• Verbetering van de dienstverlening;
• Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening;
• Facturering;
• Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
• Marketing;
• Nakoming van wettelijke verplichtingen;
• Het voeren van geschillen;
• Het kunnen aanbieden van gepersonaliseerde advertenties en informatie via mailing.

Waarop is de verwerking gebaseerd

Uw persoonsgegevens worden verwerkt om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u met betrekking tot het coachtraject en/of de training. Ook kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het fiscaal recht.

Tevens verwerken wij persoonsgegevens voor de hieronder genoemde gerechtvaardigde belangen:

• De verbetering van haar diensten;
• De bescherming van haar financiële belangen;
• Beveiliging en het beheer van haar systemen;

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

Verstrekking aan derden

In het kader van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan derden. Voor de hiervoor genoemde doeleinden kan gebruik gemaakt worden van diensten van derden, zoals onze IT-leveranciers, testbureaus of andere derden die worden ingeschakeld bij het coachtraject. Deze derden mogen uw persoonsgegevens ook slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden. Uw persoonsgegevens zouden ook verstrekt kunnen worden in het kader van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel.

Wij zullen uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Voor deze termijnen hebben we een wettelijk verplicht privacy register opgesteld.

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

Overdracht van uw dossier

Als u een nieuwe coach kiest of een tweede coach hebt binnen het traject met de KarakterFaculteit, is het belangrijk dat uw nieuwe coach of tweede coach op de hoogte is van uw geschiedenis. Uw geschiedenis staat in uw cliënten dossier in een digitale omgeving.

Het is alleen mogelijk, indien dit een uitdrukkelijke wens is, in het belang van de voortgang van uw persoonlijke proces dat uw coach het dossier overdraagt aan uw nieuwe coach. Zodra hier afspraken over zijn gemaakt, zal de oude coach dit zo spoedig mogelijk doen, in ieder geval binnen een maand, nadat u uw oude coach heeft gevraagd het dossier over te dragen aan uw nieuwe coach. Uw dossier wordt dan door uw coach persoonlijk overgedragen aan u nieuwe coach.

Wanneer u stopt met coaching dan kunt u het originele dossier niet meekrijgen. Wel heeft u altijd recht op inzage in uw dossier en op een kopie van uw dossier. Het dossier kan (indien mogelijk) ook via e-mail aan de nieuwe coach worden overgedragen. Beide coaches moeten er dan wel voor zorgen dat hun computer en internetverbindingen voldoende beveiligd zijn.

Digitale gegevens

Op ICT gebied werkt de KarakterFaculteit met een digitaal en online scan programma. Om te voorkomen dat onbevoegden in dit online systeem kunnen komen, maken alle medewerkers van de KarakterFaculteit gebruik van een wachtwoord op iedere computer en een 2 Fase Authenticatie. Gevoelige informatie wordt uitsluitend opgeslagen op een beschermde cloud en de communicatie verloopt alleen via beveiligde wegen. Daarnaast bevat de website een SSL-certificaat.

Scan-scores als uitkomst na invullen van de diverse benodigde scan-vragenlijst (vitaliteit, stress, IWAM en karakter), relevante foto’s, logboeken en digitale lesstof en huiswerkopdrachten worden in deze beveiligde omgeving opgeslagen. Hier heeft allen de desbetreffende coach en de eigenaren van de KarakterFaculteit; Mireille Claessens en Angelique van Ravensteijn, toegang toe. Een enkele keer schrijft jouw coach iets over jou op of bewaart hij of zij iets wat je hebt gemaakt tijdens een afspraak. Na de afspraak wordt dat ingevoerd in jouw dossier in de beveiligde software omgeving. De handgeschreven notities worden versnipperd.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij, als de KarakterFaculteit, passende beveiligingsmaatregelen genomen. Alles wat we via WhatsApp of Facebook Messenger bespreken blijft daar en wordt beschermd door de privacy overeenkomsten waar wij Ja op zeiden als gebruikers van die diensten.

Mail en sms zit op onze apparaten. Alleen de gebruiker van dat apparaat heeft toegang tot telefoon, tablet en/of computer. Deze zijn beveiligd met een code (soms zelfs een vingerafdruk).

De plichten van de KarakterFaculteit

De KarakterFaculteit is volgens de AVG de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt. Aan de maatregelen die daaruit voortkomen, voldoet zij als volgt:

Ook buiten de ICT om zijn verschillende maatregelen getroffen om uw privacy te waarborgen. Zo wordt u telefonisch altijd geholpen in een aparte ruimte. Zo wordt voorkomen dat anderen informatie over u kunnen opvangen en gebruiken. Maakt u gebruik van oefenschema’s, dan zullen deze altijd veilig opgeborgen en afgesloten zijn om niet bij onbevoegden te kunnen komen.

Op gebied van documentatie waarborgen wij uw privacy op verschillende manieren. Zo maakt de KarakterFaculteit gebruik van een datalekkenprotocol en een datalekregister om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Ook hebben wij verwerkingsovereenkomsten met externe partijen die wij waarborgen aan de hand van een verwerkingsregister. De KarakterFaculteit heeft daarnaast een privacyreglement opgesteld met al uw rechten met betrekking tot uw privacy en veiligheid, waar wij ons ook strikt aan houden.

Profilering

Van de informatie die over u wordt verzameld worden gedragsanalyses gemaakt. Dit doen wij om onze dienstverlening te kunnen verbeteren en om terugkoppeling en advies te kunnen geven aan opdrachtgevers door middel van rapportages. Indien van toepassing voor een traject dan zijn ze gepersonaliseerd, zo net dan worden de gegevens anoniem gebruikt.

Daarnaast combineren wij de persoonsgegevens die afkomstig zijn uit de verschillende bronnen zoals de website en app, om u gepersonaliseerde aanbiedingen en informatie aan te kunnen bieden.

Cookies

Op de website worden cookies gebruikt om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies worden uw IP-adres en de systeeminformatie van uw apparaat verwerkt.

Uw rechten

U heeft het recht om ons een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 1 maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kunt u ons verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar:

De KarakterFaculteit
Tav. directie
Bastion 13, 5346 WN, Oss
info@karakterfaculteit.nl

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in dienen middels onze klachten regelement of in dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 11 juni 2018.